เทคนิคทำสไลด์...นำเสนออะไรก็ผ่านใน 3 นาที

การนำเสนอที่ดี ไม่ใช่แค่การนำข้อมูลมาพูดให้ผู้ฟังได้รับทราบ แต่เป็นการแจ้งข้อมูลอย่างมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เมื่อผู้ฟังได้รับข้อมูลแล้ว ผู้ฟังอาจมีการเปลี่ยนแปลงความคิด เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม (take action) หรือตัดสินใจมอบโอกาสที่ดีให้กับผู้นำเสนออีกด้วย
 
เราคงผ่านตาการนำเสนอที่สุดยอดไม่ว่าจะจากการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของ Apple โดย Steve Jobs หรือ การนำเสนอระดับโลกใน TED Talks กันมาบ้าง ซึ่งทำให้ผู้ชมหัวใจเต้นแรง อ้าปากค้าง น้ำตาไหล รวมถึงกระเป๋าเงินสั่นระรัวพร้อมจ่ายเงินเพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ของผู้นำเสนอ ณ เดี๋ยวนั้นกันเลยทีเดียว ซึ่งการนำเสนอแบบนี้ มักใช้การสร้างอารมณ์ร่วมกับผู้ชมให้คล้อยตาม แต่เน้นการนำเสนอให้ติดตราตรึงใจ
 
แต่การนำเสนออีกประเภทหนึ่งที่พวกเรามักประสบอยู่บ่อยครั้ง คือ การนำเสนอต่อผู้บริหารขององค์กรของเราเอง เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจอนุมัติโครงการหรือมาตรการของเรา การนำเสนอแบบนี้ มักใช้เวลาไม่กี่นาที ซึ่งเป็นการนำเสนอข้อมูลหรือข้อเท็จจริงเป็นหลัก จึงไม่ใช้อารมณ์ร่วมเป็นตัวชูโรง เนื่องจากอาจทำให้ความน่าเชื่อถือของเราลดลง และเสียเวลาผู้บริหารนั่นเอง
 
แต่จะทำอย่างไรจึงจะใช้เวลานำเสนอน้อย แต่ได้มาก นั่นคือจูงใจให้ผู้บริหาร Say Yes! กับข้อเสนอของเรา เรามาไขความลับกันในหนังสือเล่มนี้ “เทคนิคทำสไลด์ นำเสนออะไรก็ผ่านใน 3 นาที” โดย มะเอะดะ คะมะริ ซึ่งเป็นอดีตผู้บริหารระดับสูงของบริษัทซอฟต์แบงค์ บริษัทโทรคมนาคมที่ใหญ่ที่สุดในประเทศญี่ปุ่น และผู้เขียนยังเป็นวิทยากรประจำของบริษัทนี้เพื่อสอนเทคนิคการนำเสนอให้พนักงานบริษัทแห่งนี้โดยเฉพาะ บทความนี้ขอสรุปสั้นๆ สำหรับเทคนิคที่น่าสนใจในการทำสไลด์สำหรับนำเสนอต่อผู้บริหารภายในเวลา 3-5 นาที ดังนี้นะคะ

1. สไลด์ที่ดี คือ “เข้าใจง่ายและเป็นเหตุเป็นผล” ท่องประโยคนี้ให้ขึ้นใจค่ะ ไม่ว่าคุณจะใส่ข้อมูล รูปภาพ กราฟ หรือสิ่งใด ให้ถามตัวเองตลอดว่าสิ่งที่ใส่เข้าไป เข้าใจง่าย และ เป็นเหตุเป็นผลหรือยัง
2. เลือกประเด็น (หรือมาตรการ) ที่จะนำเสนอเพียงประเด็นเดียว การมีหลายประเด็นจะทำให้เข้าใจยาก และผู้ชมมีคำถามนอกประเด็นที่เรานำเสนอจำนวนมาก และหลุดจากประเด็นได้ง่ายค่ะ
3. สไลด์ควรประกอบด้วยสไลด์ต่างๆดังนี้คือ สไลด์ปก สไลด์กั้นหน้า สไลด์เนื้อหา และสไลด์ภาคผนวก
   1. สไลด์ปก
      1. ให้ใส่ชื่อปัญหาที่มาตรการหรือโครงการของเราต้องการแก้ ให้สั้นกระชับ ใช้อักษรตัวใหญ่ที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เช่น “มาตรการแก้ปัญหาลูกค้าลดลง”
      2. ใส่ชื่อการประชุม สถานที่นำเสนอ และวันที่นำเสนอ ให้ชัดเจน เพื่อให้เราไม่สับสนในกรณีที่หัวข้อเดียวกันมีสไลด์หลายเวอร์ชั่น
      3. ให้ใช้สไลด์ขนาด 4:3 เพราะเป็นการนำเสนอที่เน้นเหตุและผล ในขณะที่สไลด์ขนาด 16:9 เหมาะสำหรับการนำเสนอที่เน้นอารมณ์ โดยเลือกขนาดสไลด์ที่ Tab Design >> Slide Size

รูปที่ 1 ตัวอย่างสไลด์หน้าปก

2. สไลด์กั้นหน้า เช่น สไลด์สารบัญ หรือสไลด์ที่มีแต่หัวข้อที่กำลังจะพูด ทำหน้าที่เป็น navigator ให้กับผู้ชม ว่าตอนนี้ถึงตอนไหนแล้ว

รูปที่ 2 ตัวอย่างสไลด์กั้นหน้าแบบสารบัญ

รูปที่ 3 ตัวอย่างสไลด์กั้นหน้าแบบแสดงหัวข้อ

3. สไลด์เนื้อหา มีจำนวนเพียง 5-9 สไลด์ เนื่องจาก ณ เวลาสั้น ๆ คนเราจำได้เพียง 7 หัวข้อ(บวกลบ 2 หัวข้อ) เท่านั้น โดยในแต่ละสไลด์ต้องมี ข้อมูล —> ข้อสรุป ภายในสไลด์เดียวกัน

รูปที่ 4 ตัวอย่างสไลด์เนื้อหาที่มี ข้อมูล(กราฟ) —>ข้อสรุป(ข้อความ) ในสไลด์เดียว

สไลด์เนื้อหาประกอบด้วยสไลด์ต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

1. ปัญหาที่โครงการเราต้องการแก้คือปัญหาอะไร (กราฟข้อมูลสำรวจ —> ข้อสรุปว่ามีปัญหาอะไร)
2. สาเหตุของปัญหา (กราฟข้อมูล —> ข้อสรุปสาเหตุของปัญหา)
3. มาตรการการแก้ปัญหา (กราฟข้อมูล —> ข้อสรุปไปสู่มาตรการที่เสนอ)
   1. เพิ่มสไลด์รายละเอียด เชิงกระบวนการ เช่น วันเวลา ผู้เกี่ยวข้อง สถานที่ งบประมาณ ในรูปแบบตาราง
   2. เพื่มสไลด์แผนการดำเนินงาน ได้แก่ขั้นตอน และเวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุดในแต่ละขั้นตอนอย่างย่อ
4. ผลที่คาดว่าจะได้รับ (กราฟข้อมูลผลการดำเนินงาน —> ข้อสรุปที่สอดคล้องกับปัญหา) โดยอาจแสดงข้อมูลดังนี้
   1. สถิติจากบริษัทอื่นที่เคยทำโครงการแบบนี้
   2. ผลเบื้องต้นที่ได้ทดลองดำเนินงาน
   3. ผลที่คาดว่าจะได้รับ โดยการคาดเดาจากข้อมูลในอดีต

4. สไลด์ภาคผนวก มีเพื่อตอบคำถามจากผู้ชม ในกรณีที่ผู้ชมต้องการให้แสดงข้อมูล หรือรายละเอียดปลีกย่อยต่าง ๆ
   1. ให้คาดเดาคำถามที่อาจถูกถามล่วงหน้า แล้วใส่ข้อมูลที่เป็นคำตอบเข้าไปในสไลด์ภาคผนวก เพื่อแสดงให้การเตรียมตัวมาอย่างดี
   2. นำสไลด์เนื้อหาไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดู แล้วให้ช่วยคาดเดาคำถาม

4. การตกแต่ง
   1. อย่าใช้สีเยอะ
   2. ให้ใช้สีน้ำเงินสำหรับข้อความที่เป็น positive และให้ใช้สีแดงสำหรับข้อความที่เป็น negative
   3. ส่วนที่ไม่เน้นให้ใช้สีเทา
   4. ไม่ควรใช้แอนิเมชั่น ยกเว้นกรณีต้องการเน้นเหตุและผลให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
   5. ใช้รูปที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เข้าใจง่าย เช่นรูปประเภทพของสินค้า แต่ไม่ใช้รูปที่เน้นผลด้านอารมณ์

รูปที่ 5 ตัวอย่างการตกแต่งสไลด์ให้ภาพรวมดูสวยงาม

5. ใช้กราฟ เพื่อทำให้ผู้ชมเข้าใจข้อมูลตัวเลขได้ภายใน 10 วินาที
   1. 1 สไลด์ ต่อ 1 กราฟ ต่อ 1 ประเด็น
   2. ตัดข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกให้หมด เช่น ข้อความ ตัวเลข เส้นแกน ฯลฯ เพื่อให้ผู้ชมเข้าใจกราฟได้ง่ายที่สุด
   3. ใส่กราฟไว้ด้านซ้าย และใส่ข้อความเพื่อสรุปข้อมูลของกราฟไว้ด้านขวา เพราะตาซ้ายจะส่งกราฟไปให้สมองซีกขวาที่รับรู้ความคิดสร้างสรรค์ได้ดี และตาขวาจะส่งข้อสรุป(ข้อความ)ไปให้สมองซีกซ้ายที่รับรู้ความเป็นเหตุผลได้ดี
   4. ไม่ควรซ้อนทับกราฟ หรือใช้กราฟหลายแกน เพราะทำให้เข้าใจยาก
   5. ไม่ควรใช้กราฟ 3 มิติ เนื่องจากทำให้ตัดสินความสูง/ขนาดของกราฟได้ยาก
   6. ใช้สีเดียวสำหรับกราฟวงกลม โดยชิ้นที่ต้องการจะเน้นให้ใส่สี ดึงออกมาจากวงกลม และชิ้นอื่นเป็นสีเทา
   7. หาข้อมูลเพิ่มเติม ในกรณีที่มีข้อมูลผิดปกติในกราฟ เช่น ยอดขายสูงผิดปกติในเดือนที่ผ่านมา แล้วเตรียมข้อมูลไว้ในสไลด์ภาคผนวก

รูปที่ 6 ตัวอย่างการใช้กราฟ เพื่อให้ผู้ชมเข้าใจข้อมูลตัวเลขภายใน 10 วินาที

6. การเตรียมตัวก่อนนำเสนอ
   1. ตรวจสอบสไลด์อย่างน้อย 3 รอบ แต่ละรอบห่างกันอย่างน้อย 1 วัน เพื่อให้พบข้อผิดพลาดก่อนนำเสนอจริง
   2. นำสไลด์ไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้องดู อาจทำให้พบข้อผิดพลาดมากขึ้น และเป็นการสร้างมิตรที่เห็นด้วยกับโครงการของเรา
   3. ซ้อมอย่างน้อย 20 รอบ และปรับปรุงสไลด์ทุกรอบ
7. พิจารณาผู้ชม นั่นคือผู้บริหารนั่นเอง ผู้บริหารอาจแบ่งคร่าว ๆ ได้ 4 แบบ เราควรเตรียมสไลด์ให้เหมาะกับผู้บริหารแต่ละแบบ
   1. มีเหตุผล: มักเป็นผู้บริหารจากฝ่ายแผนงาน บัญชี การตลาด เทคโนโลยี หรือ IT
      1. ผู้บริหารประเภทนี้มักให้ความสำคัญกับข้อมูล ข้อเท็จจริง
      2. ให้คุณเตรียมสไลด์ในภาคผนวกให้ครบถ้วน และเพียงพอต่อคำถามต่าง ๆ

รูปที่  7-8 ตัวอย่างสไลด์นำเสนอผู้บริหารที่มีเหตุผล

2. ชอบจัดการ มักเป็นผู้บริหารจากฝ่าย IT หรือดูแลลูกค้า
   1. ผู้บริหารประเภทนี้มักให้ความสำคัญกับกระบวนการและการทำได้จริง
   2. ให้คุณทดลองดำเนินการโครงการ (pilot project) และนำผลการทดลองดำเนินการไปนำเสนอด้วย
   3. แสดงสไลด์กั้นหน้า ในลักษณะสารบัญเป็นระยะ ๆ เพื่อให้ทราบว่าตอนนี้นำเสนอถึงขั้นตอนไหน

รูปที่ 8-9 ตัวอย่างสไลด์นำเสนอผู้บริหารชอบจัดการ

3. ความคิดสร้างสรรค์ มักเป็นผู้บริหารจากฝ่ายโฆษณา ออกแบบ การขาย
   1. ผู้บริหารประเภทนี้ชอบนวัตกรรมแปลกใหม่
   2. คุณควรเน้นคำว่า “ครั้งแรก” เช่น “ครั้งแรกในวงการ”, “ครั้งแรกในบริษัท” เป็นต้น
   3. ใส่ข้อมูลให้น้อย ใส่รูปภาพที่แสดงถึง “คุณค่า” หรือ “ความคิด”
   4. ใส่สไลด์กั้นหน้าที่แสดงถึงภาพรวมก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียด

รูปที่ 9 -10 ตัวอย่างสไลด์นำเสนอผู้บริหารฝ่ายโฆษณา ออกแบบ การขาย

4. ใส่ใจผู้อื่น มักเป็นผู้บริหารจากฝ่ายขาย
   1. ผู้บริหารประเภทนี้ให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือแผนกอื่น ๆ
   2. ให้คุณพูดย้ำว่า “ได้รับความเห็นชอบจากแผนกอื่นแล้ว” หรือ “ได้รับการรับรองจากผู้บริหารระดับสูงแล้ว”

รูปที่ 11-12 ตัวอย่างสไลด์ผู้บริหารฝ่ายขาย

จากทั้งหมดข้างต้น ท่านผู้อ่านน่าจะได้เคล็ดลับจากบริษัทระดับโลกกันแล้ว คราวหน้าทำสไลด์ไปนำเสนอแก่ผู้บริหาร อย่าลืมใช้เทคนิคเหล่านี้ไปจูงใจผู้บริหารกันนะคะ


บทความโดย
ผศ.ดร.เนื่องวงศ์ ทวยเจริญ
ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ วิทยาลัยนวัตกรรมด้านเทคโนโลยีและวิศวกรรมศาสตร์
มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์