Microsoft 365 คืออะไร

Microsoft 365 หรือชื่อเดิม คือ Office 365 เป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เพื่อการทำงานที่เป็นรูปแบบของ Subscription ที่ผู้ใช้จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือ รายปี และสามารถเลือกประเภทตามที่เหมาะสมกับการใช้งานของผู้ใช้งานได้

Microsoft 365 ประกอบด้วยอะไรบ้าง

Microsoft 365 จะมีซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ให้เลือกใช้ตามความต้องการของผู้ใช้โดยจะมีซอฟต์แวร์ ที่โดดเด่น ก็คือ Microsoft Office ซึ่งประกอบด้วย Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access เป็นต้น อีกทั้งยังมี

• ซอฟต์แวร์เพื่อการสื่อสาร อย่าง Microsoft Teams
• ซอฟต์แวร์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล อย่าง Power BI
• ซอฟต์แวร์เพื่อการทำงานอัตโนมัติ อย่าง Power Automate
• ซอฟต์แวร์เพื่อการพัฒนา App แบบ Low Code อย่าง Power Apps
• ซอฟต์แวร์เพื่อการวางแผนงาน อย่าง Planner
• ซอฟต์แวร์ที่เป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ อย่าง OneDrive
• ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างเว็บไซต์ทั้งในระดับ Portal จนถึงระดับส่วนบุคคล อย่าง SharePoint
• ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้าง Forms ไว้ใช้งานทั้งในและนอกองค์กร อย่าง Forms
• ซอฟต์แวร์การจัดการวิดีโอ อย่าง Microsoft Streams
• ซอฟต์แวร์สำหรับการทำ ToDo List อย่าง Microsoft ToDo
• ซอฟต์แวร์สำหรับการ Chat ในองค์กร อย่าง Yammer

ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ของ Microsoft 365

สำหรับตัวอย่างของ Application ที่มีใน Microsoft 365 ซึ่งขอยกตัวอย่างจาก Microsoft 365 Business Standard ดังแสดงในรูปนี้ ซึ่งจะประกอบด้วย
Bookings, Calendar, Delve, Excel, Forms, Kaizala, Lists, OneDrive, OneNote, Outlook, Planner, Power Apps, Power Automate, Power BI, PowerPoint, Project, SharePoint, Streams, Sway, Teams, ToDo, Whiteboard, Word, Yammer ดังแสดงในรูป

บริการต่าง ๆ จะมีให้เราเข้าถึงทั้งผ่าน Browser, Application และ Mobile Application (ขึ้นกับประเภทของซอฟต์แวร์)

ยกตัวอย่าง Microsoft Excel ที่อยู่ใน Cloud หรือ Online เราสามารถใช้งานผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ เช่น Chrome หรือ Edge เป็นต้น

ตัวอย่างของ Application ของ Microsoft PowerPoint ที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 (ขึ้นกับประเภทของ Subscription)

ตัวอย่าง Application ที่สามารถใช้งานผ่าน Mobile ได้ เช่น Microsoft Outlook, Excel, Power Apps, Power Automate, Power BI, SharePoint, Planner, Teams, Word, PowerPoint เป็นต้น ซึ่งจะทำให้เราสะดวกในกาดรเรียกใช้ สร้าง แก้ไข หรือลบ ก็จะใช้ผ่าน Mobile หรือ Tablet ได้เลย ทำให้การทำงานจะสะดวกมาก ๆ

จากภาพจะเป็น App ใน Mobile ชื่อ Microsoft Outlook เพื่อใช้ในการรับส่ง Email และทำ Calendar

Microsoft Office 365

สำหรับ Microsoft Office App ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นที่นิยมใช้ในสำนักงานนั้นก็จะมีให้เลือกทั้งที่เป็นลักษณะของ Cloud หรือ Online กับแบบ App ที่ติดตั้งในเครื่อง ซึ่ง Microsoft Office ประกอบด้วย

• Microsoft Excel ใช้สำหรับงานตารางคำนวณหรือ Spreadsheet ทำการสร้าง Dashboard สร้างกราฟ สรุปข้อมูลได้
• Microsoft Word ใช้สำหรับงานสร้างเอกสาร หรือ Document
• Microsoft PowerPoint ใช้สำหรับงานนำเสนอ หรือ Presentation
• Microsoft Outlook ใช้สำหรับการทำงานกับ Email และ Calendar
• Microsoft OneNote ใช้สำหรับจดบันทึกต่าง ๆ
• Microsoft Access ใช้สำหรับการเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล สร้าง Application สร้างรายงานได้
• Microsoft Publisher ใช้สำหรับสร้างสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ

ตัวอย่าง Microsoft Access

เก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล สร้าง Application สร้างรายงาน (Report) ได้ เหมาะสำหรับองค์กรระดับเล็กให้มีฐานข้อมูลจัดเก็บในองค์กร

ซึ่งข้อดีของการใช้งานแบบ Online คือ เราสามารถแชร์ ให้กับคนอื่นได้ สามารถทำงานร่วมกับคนอื่น พร้อม ๆ กันได้ เช่น แชร์ไฟล์เอกสาร Excel ให้แต่ละคนเข้ามากรอกข้อมูลของตนเองได้ และยังกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้ โดยการทำงานก็จะใช้เพียงแค่ เบราว์เซอร์ ในการทำงานก็สามารถทำงานได้

แต่ความสามารถบางอย่างของออนไลน์ก็อาจจะไม่มี ความสามารถบางอย่างอาจจะมีใน Desktop App เท่านั้น เช่น

• Microsoft Excel Desktop จะสามารถทำ Power Query ได้
• Microsoft Excel Desktop สามารถทำ Data Model ได้ สร้าง DAX Measures ได้ เพื่อการสร้างการสรุปผลข้อมูล
• Microsoft Excel Desktop Excel Desktop มีความสามารถทำงานอัตโนมัติด้วย Macro Excel แต่ Excel Online จะใช้เป็น Office Script

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive เป็นเสมือนที่เก็บข้อมูล (Storage) ที่อยู่บน Cloud ให้เราสามารถเก็บไฟล์ในเครื่องและ Sync เข้ามือถือ เพื่อให้เราเปิดได้จากมือถือ สามารถแชร์ไฟล์ พร้อมกำหนดค่าความปลอดภัยให้กับบุคคลต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ไฟล์ต่าง ๆ ที่เราใช้ Microsoft 365 เก็บได้ จัดการได้อย่างดี และยังสามารถเพิ่ม พื้นที่ หรือใช้งานพื้นที่ดังกล่าวร่วมกันเป็นทีมได้อีกด้วย

Microsoft Teams

Microsoft Teams เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสาร ประชุม ในองค์กร เพื่อให้ทุก ๆ คนในองค์กรสามารถติดต่อ เชื่อมโยง แบ่งปัน นัดหมายกันได้ โดยในยุคปัจจุบันได้รับความนิยม และ มีสัดส่วนการตลาดเติบโตเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในยุคที่เราจะต้อง Work from Home กัน

Microsoft SharePoint

SharePoint เป็นเสมือนเว็บไซต์ที่ให้เราสามารถมีเว็บไซต์ได้อย่างง่ายดายในไม่กี่คลิก สามารถทำ Content Management System (CMS) หรือใช้ในการจัดเก็บไฟล์ ทำการแชร์ ให้กับบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้งานร่วมกันได้ ทั้งในระดับองค์กร (Portal Site) มาถึง Department หรือ ระดับ Personal ก็ได้

ลองมารู้จักกับ Microsoft SharePoint กันในบทความนี้ Microsoft SharePoint คืออะไร ช่วยงานอะไรได้บ้าง

การสมัครและเริ่มต้นการใช้งาน

การสมัครและเริ่มต้นใช้งาน ให้เข้ามาที่ https://www.office.com ซึ่งจะเป็นจุดเริ่มต้นของทั้งการสมัครใช้งาน และการเข้าใช้งานของ Microsoft 365

เลือกใช้ Plan ที่เหมาะสมกับคุณ

โดยหากคุณยังไม่มีซอฟต์แวร์ จำเป็นจะต้องเลือกใช้ซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับการใช้งานของเรา เพื่อที่จะได้ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย และได้ Productivity ในการทำงานอีกด้วย โดยคลิกที่ เมนู Products > Plans and pricing
โดยจะมีรูปแบบทั้งแบบ Home และ Business โดยสามารถซื้อผ่านทางหน้าเว็บไซต์ได้เลย หรือหากจะซื้อผ่าน Vendor ต่าง ๆ ของ Microsoft ได้เลย

Plan สำหรับ ผู้ใช้งานทั่วไป

ตัวอย่าง Plan ที่เป็น For Home เหมาะกับผู้ใช้งานตามบ้าน ที่ใช้แบบส่วนตัว

Plan สำหรับ ธุรกิจ

ตัวอย่าง Plan ที่เป็น For Business เหมาะกับผู้ใช้งานสำนักงาน หรือ บริษัท หรือ องค์กร

Reference : Microsoft.com

Microsoft 365 มี Microsoft Power Platform ให้ได้สร้าง Innovation

Microsoft Power Platform เป็นซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์ข้อมูล พัฒนา App พัฒนา Workflow เพื่อทำงานอัตโนมัติ ได้อีกด้วย โดยจะมีซอฟต์แวร์ที่คนใช้งาน Microsoft 365 หลายคนอาจจะยังไม่เคยใช้งาน ซึ่งมีคุณค่ามาก ๆ ได้แก่

1. Microsoft Power BI สำหรับการทำ Data Analytics, Business Intelligence โดยมีซอฟต์แวร์ Power BI Desktop ให้ได้
2. Microsoft Power Apps สำหรับการสร้าง Mobile, Tablet App ด้วย Low Code Technology มีภาษา Power Fx ในการพัฒนา Canvas App และ พัฒนา Model Driven App อีกด้วย
3. Microsoft Power Automate เป็นซอฟต์แวร์ประเภท RPA (Robotic Process Automation) สำหรับการทำ Workflow โดยมีทั้ง Power Automate ที่เป็น Cloud Flow และ Power Automate Desktop Flow ที่ใช้ Power Automate Desktop เพื่อทำงาน
4. Microsoft Virtual Agents สำหรับการสร้าง Chatbot เพื่อนำไปใช้กับเว็บไซต์ หรือ App ที่ต้องกาได้

Microsoft 365 มีเครื่องมือในการจัดการอย่างง่ายดาย

ใน Microsoft 365 จะมีเครื่องมืออย่าง Microsoft 365 admin center ที่จะให้เราทำการจัดการ Users, Group, Licenses, Billing ได้อย่างง่ายดาย

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

Microsoft : https://www.office.com

บทสรุปของ Microsoft 365

Microsoft 365 เป็นซอฟต์แวร์ที่ประกอบด้วย Online, Application และ Mobile App ที่จะทำงานสอดประสานกันเพื่อการทำงานต่าง ๆ ที่เราสามารถเลือกซื้อได้อย่างเหมาะสมกับงาน เหมาะกับงบประมาณ โดยที่ไม่ต้องกังวลกับการอัพเดต เพราะเราสามารถอัพเดตได้ตลอด อีกทั้งในเครื่องมือต่าง ๆ มากมาย ตั้งแต่การใช้งานสำนักงาน จนถึงระดับ Citizen Developer เพื่อสร้างการทำงานแบบอัตโนมัติ วิเคราะห์ข้อมูล ได้อีกด้วย ในบทความนี้อาจจะทำให้ทุกท่านรู้จักกับ Microsoft 365 และบริการต่าง ๆ ใน Microsoft 365 อีกด้วย และอาจจะเห็นมุมมองในการต่อยอดที่ Microsoft 365 นั้นมีมาให้ โดยหากเรานำบริการนั้นมาใช้งานเพื่อสร้างคุณค่าให้กับองค์กร โดยที่อาจจะไม่ต้องเพิ่มต้นทุนให้กับองค์กรอีกด้วย

แนะนำหลักสูตรการอบรม

เรียนรู้การใช้งานซอฟต์แวร์ใน Microsoft 365 สำหรับการทำงานที่เน้นเรื่องการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน (Collaboration) ที่มีประสิทธิภาพ การประชุม การแชร์ทรัพยากรต่าง ๆ ที่ทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึง และ ร่วมกันในการทำงาน เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน โดยประกอบด้วยชุดซอฟต์แวร์ อาทิเช่น Microsoft Teams, One Drive, SharePoint, Microsoft Office Online, Microsoft Form, Microsoft Stream เป็นต้น ในหลักสูตร Microsoft 365 for Business (2 Days)