สร้างระบบ Stock สินค้าด้วย Microsoft Access

ระบบ Stock เป็นอีกระบบที่มีความสำคัญมาก ๆ กับทุกองค์กรที่จะต้องมี เพราะเราจะได้ทราบการเข้าออกของทรัพย์สินหรือสินค้าของบริษัท วันนี้ 9Expert จะพาทุกคนไปดูการสร้างระบบ Stock ที่สามารถได้ด้วยเครื่องมือสุดเจ๋งอย่าง Microsoft Access กันครับ

Microsoft Access คืออะไร?

Microsoft Access คือเครื่องมือสำหรับการออกแบบฐานข้อมูลสำหรับระบบภายในองค์กรที่ไม่ได้มีขนาดใหญ่มาก และยังสามารถสร้างหน้าต่างสำหรับการทำฟอร์มบันทึกข้อมูลและนำมาสรุปเป็นรูปแบบรายงานได้อีกด้วย

เริ่มต้นการสร้างฐานข้อมูลใน Microsoft Access

เริ่มการออกแบบฐานข้อมูลและการนำเข้าฐานข้อมูลใน Microsoft Access

Microsoft Access เราสามารถออกแบบฐานข้อมูล (Database) พร้อมกับการทำความสัมพันธ์ของข้อมูลได้ (Relational Database) โดยการกำหนด Primary Key และ Foreign Key ได้ตามการออกแบบฐานข้อมูลได้อีกด้วย

Primary Key และ Foreign Key ต่างกันอย่างไร?

Primary Key: คือการกำหนด Field ภายในฐานข้อมูลนั้นเป็น ID หลักของการเรียกใช้หรือการค้นหาข้อมูล โดยเงื่อนไขสำคัญมาก ๆ ของ Primary Key คือข้อมูลที่จะนำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ไม่มีการซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น เลขบัตรประชาชน, รหัสสินค้า, รหัสพนักงาน เป็นต้น
Foreign Key คือคีย์รองที่ใช้สำหรับการเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่น ๆ โดยที่ฐานข้อมูลที่ถูกเรียกใช้นั้นจะต้องเป็น Primary Key ของฐานข้อมูลดังกล่าวอีกด้วย

นอกจากการสร้างฐานข้อมูลได้แล้ว Microsoft Access ยังรองรับการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์อื่น ๆ จากโปรแกรมต่าง ๆ เข้ามาได้ เช่น Excel, SQL Server, Salesforce และ SharePoint เป็นต้น

การนำเข้าข้อมูลไฟล์ของ Excel ใน Microsoft Access

การปรับแต่งฐานข้อมูลใน Microsoft Access

หลังจากสร้างหรือนำเข้าข้อมูลออกมาเรียบร้อยแล้ว เราสามารถเข้ามาปรับแต่งฐานข้อมูลของเราได้ ตั้งแต่การเปลี่ยนชื่อ (กรณีนำไฟล์ฐานข้อมูลเข้ามา), การกำหนดประเภทของข้อมูล (Data Type) และการลบข้อมูล (Delete) ที่ไม่ต้องการออกได้อีกด้วย

การกำหนดประเภทต่าง ๆ ของข้อมูลใน Microsoft Access

การสร้างฟอร์มใช้งานใน Microsoft Access

การสร้างฟอร์มใช้งานใน Microsoft Access เราสามารถสร้างจากเครื่องมือต่าง ๆ ได้มากมาย ไม่ว่าจะเป็น Form Wizard หรือเครื่องมือ Form ก็สามารถใช้งานได้และยังรองรับการปรับแต่งฟอร์มได้อีกด้วย

สร้างปุ่มกดให้ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น

ในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ บนหน้า Form นอกจากการคลิกขวาและกดบันทึก (Save) แบบปกติแล้ว เราสามารถสร้างปุ่มสำหรับการบันทึกข้อมูลได้ โดยการใช้เครื่องมือปุ่มกด (Button) ได้ โดยเครื่องมือจะอยู่ในแทบเครื่องมือ ปรับแต่งฟอร์ม (Form Layout Design) และทำการลากวางเพื่อระบุขนาดกับพื้นที่ที่ต้องการให้ปุ่มบันทึกอยู่ตรงนั้นได้ จากนั้นเราจะระบุการทำงานของปุ่มได้ โดยในที่นี้จะเลือกเป็น Save Record ไปครับ

การสร้างปุ่มและระบุคำสั่งการบันทึกข้อมูล

จบไปแล้วครับสำหรับแนวทางการสร้างระบบ Stock เพื่อใช้ในงานองค์กร หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านครับ สำหรับท่านใดที่อยากเรียนรู้การใช้งาน Microsoft Access ทาง 9Expert เรามีหลักสูตรที่ชื่อว่า Microsoft Access Intermediate เหมาะสำหรับท่านที่เพิ่งเริ่มหรือต้องใช้ Microsoft Access ในการทำงานก็สามารถเรียนได้เลยครับ