Presentation ยอดเยี่ยม VS Presentation ยอดแย่
ในการนำเสนองานแต่ละครั้ง นอกจากเราจะต้องเตรียมตัวเองในการนำเสนอแล้วยังต้องจัดทำสื่อ หรือ PowerPoint ในการนำเสนอสิ่งที่เราต้องการจะสื่อสารออกไปให้คนฟังเห็นภาพรวมของเนื้อหาและเข้าใจเนื้อหาของเรามากยิ่งขึ้น แต่หลายครั้งเราจะพบว่า คนฟังรู้สึกเบื่อหน่ายกับการดู PowerPoint ของเราและอาจจะไม่เข้าใจในสิ่งที่เราต้องการนำเสนอ วันนี้จึงมาแนะนำเทคนิคการทำ Presentation ที่ดี และ Presentation แบบไหน ที่ไม่ควรทำ
พยายามอย่าใส่ข้อมูลที่มากเกินไป ในการทำ PowerPoint ไม่ควรใส่ตัวหนังสือ จุด Bullets ข้อมูลย่อย หรือยัดข้อมูลต่างๆ ลงไปมากเกินไป
เพราะจะทำให้คนฟังเบื่อหน่าย และคิดว่าคุณส่ง PowerPoint ให้พวกเขาอ่านก็ได้ คุณไม่จำเป็นต้องมาพูด ซึ่งจริงๆ แล้ว PowerPoint เป็นสื่อที่ใช้ในการประกอบการนำเสนอเนื้อหาของเรา ดังนั้น คนฟังเขาต้องการจะฟังเราพูด มากกว่าการนั่งอ่าน PowerPoint เพราะฉะนั้นในการจัดทำ PowerPoint ทุกครั้ง จะต้องมีการย่อยข้อมูล สรุปเป็นข้อมูลที่สำคัญ
ใส่แต่หัวข้อใหญ่ และหัวข้อรองลงไปใน PowerPoint ส่วนรายละเอียด ให้เราเตรียมไว้พูดแทน
หลีกเลี่ยงการใส่ Bullets แต่มาเน้นการใส่หัวข้อให้ดูโดดเด่น เป็นลำดับขั้น ที่เข้าใจง่ายแทน
พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ Template สำเร็จรูปจากโปรแกรม PowerPoint ในบางครั้งการเลือกใช้ Template สำเร็จรูปจากโปรแกรมก็ไม่สามารถทำให้งานของเรามีความน่าสนใจได้ เนื่องจากรูปแบบ Template หรือสีสัน อาจจะไม่เหมาะสมกับเนื้อหาของเรา และทำให้คนดูรู้สึกซ้ำซาก จำเจ ดูไม่เหมือนเป็น PowerPoint ขององค์กรเรา
ดังนั้น จึงควรมีการออกแบบ PowerPoint ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับงานของตัวเองโดยไม่พึ่ง Template สำเร็จรูป จะยิ่งทำให้งานของเราดูมี Concept และน่าสนใจมากขึ้นอีกด้วย
หลักเลี่ยงการใช้ Template จากโปรแกรม
หันมาสร้าง Template ของตัวเอง เพื่อแสดงถึงความเป็นองค์กร และมี Concept ของเนื้อหา
อย่าใส่ animation หรือดนตรีประกอบมากเกินไป หลายคนที่ทำ PowerPoint หลังจากที่จัดวางตัวหนังสือ หรือรูปภาพประกอบต่างๆ เรียบร้อยแล้ว มักจะใส่ animation เพื่อให้วัตถุต่างๆ ปรากฏเข้ามาในฉากที่แตกต่างกัน เพื่อให้ดูน่าตื่นเต้น เร้าใจ ซึ่งจริงๆ แล้ว ความคิดนี้เป็นความคิดที่ผิด เพราะถ้าเราใส่ animation หรือเสียงประกอบให้กับวัตถุทุกชิ้น
จะทำให้คนดูรู้สึกว่ามีบางอย่างรบกวนสายตา และยิ่งเป็น animation ที่มีการหมุน การกระดอน กระโดดต่างๆ ยิ่งทำให้รบกวนสายตาเป็นอย่างมาก
เราอาจจะเลือกใช้ animation กับเนื้อหาที่ต้องการเน้น หรือเลือกใช้รูปแบบ animation ที่เป็นการ Wipe จากซ้ายไปขวา หรือขวาไปซ้ายจะดีกว่า
เพราะไม่เป็นการรบกวนสายตา คิดไว้เสมอ ยิ่งเรียบง่าย ยิ่งดูดี
Effect Animation in PowerPoint
อย่าใช้สี Colorful ในการเลือกใช้สี ไม่ควรเลือกใช้สีมากจนเกินไป ควรใช้สีไม่เกิน 3-4 สีในงานเดียวกัน เนื่องจากจะทำให้งานของเราดูรก อ่านยาก เป็นการรบกวนสายตา ไม่ใช่ดึงดูดสายตา ยิ่ง Background เป็นสีพื้นเรียบ เช่น สีขาว เทา ดำ หรือสีพื้น ก็จะยิ่งทำให้ในส่วนของเนื้อหา รูปภาพดูเด่นยิ่งขึ้น
สีเยอะรบกวนสายตา และแย่งความสนใจของหัวข้อ
สีน้อย แต่มีการใส่ลูกเล่นไล่โทน หัวข้อยังดูโดดเด่น
อย่าใช้ฟอนต์หลากหลายเกินไป ในการทำ PowerPoint ไม่ควรใช้รูปแบบฟอนต์ที่หลากหลายมากเกินไป ควรใช้แค่ 1 หรือไม่เกิน 2 ฟอนต์ เพื่อให้งานดูมี Concept และออกมาในทิศทางเดียวกันทั้งงาน แต่หากต้องการเน้นข้อความ ให้เปลี่ยนมาใช้ฟอนต์เดียวกัน กำหนดให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง จะดีกว่าการเลือกใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย
ใช้ฟอนต์หลากหลาย ดูไม่เป็นงานเดียวกัน
ใช้ฟอนต์เดียวกัน แต่เพิ่มลูกเล่นโดยการใช้ฟอนต์รูปแบบหนา หรือเอียงเพื่อเน้นแทน จะดูสวยงาม และดูเป็นงานเดี่ยวกันมากกว่าการใช้ฟอนต์ที่หลากหลายเกินไป
เลือกใช้ภาพให้เหมาะสม แน่นอนว่าในการนำเสนองาน นอกจากจะมีตัวอักษรแล้ว ยังมีในส่วนที่เป็นภาพประกอบ ดังนั้น ในการเลือกใช้ภาพมาประกอบในงานควรจัดวางให้เหมาะสม เช่น หากสไลด์นั้นเป็นสไลด์หน้าปก เราอาจจะเน้นภาพให้โดดเด่น โชว์ Product ของเรา แต่บางสไลด์ใช้ภาพเพื่อเป็น Background เราก็จะต้องตกแต่งภาพให้มีความจาง หรือลด Opacity (การทำภาพให้จางลง) ลงไป เพื่อให้ตัวอักษรเราดูโดดเด่น เพราะฉะนั้นจึงต้องมีการจัดลำดับความสำคัญให้ถูกต้อง
ภาพสีเข้ม รายละเอียดเยอะ ไม่มีการลดภาพให้จาง ทำให้รบกวนสายตาเมื่ออ่านตัวหนังสือ
ภาพเป็นองค์ประกอบรอง ต้องทำให้จางลง หรือจัดองค์ประกอบให้เห็นในส่วนเนื้อหาได้ชัดเจน
หน้าปกเน้นภาพ จึงต้องทำให้เด่นกว่าส่วนอื่น
เลือกใช้แผนภาพ หรือกราฟิกประกอบให้เหมาะสมปฏิเสธไม่ได้ว่าในงานนำเสนอหลายๆ งาน มักจะมีการนำเสนอเนื้อหาในเชิงตัวเลข สถิติ หรือตารางข้อมูล ดังนั้นในการนำเสนอเนื้อหาเหล่านี้ ควรเลือกประเภทของแผนภาพให้เหมาะกับเนื้อหาของเราเช่น กราฟแท่งจะเหมาะกับข้อมูลที่มีชื่อ และมีการแสดงลำดับของข้อมูล โดยเราอาจวางได้ทั้งแนวตั้ง และแนวนอน หรือเพิ่มมิติให้เกิดความสวยงามก็ได้
กราฟวงกลมและวงแหวน เหมาะกับการนำเสนอข้อมูล ที่มีส่วนประกอบย่อยที่รวมกันเป็นส่วนใหญ่ มีการแบ่งส่วนให้ดูง่าย และสวยงาม เป็นต้น
ดังนั้นการเลือกใช้แผนภาพที่ดีก็ส่งผลทำให้คนดูสามารถเข้าใจเนื้อหาของเราได้ง่ายขึ้นเช่นกัน
ภาพตัวอย่างหากแสดงเป็นกราฟแท่ง (ด้านซ้าย) จะดูง่ายกว่า กราฟวงแหวน (ด้านขวา) เนื่องจากสามารถประเมินปริมาณด้วยสายตาได้ง่ายกว่าการคาดเดาจากวงกลม
วันนี้เรามาแนะนำและเปรียบเทียบการทำ Presentation ที่ดี และ Presentation แบบไหน ที่ไม่ควรทำ
หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกคน และอยากให้คุณลองนำไปปรับใช้ แล้วจะพบว่าการทำ Presentation ให้ยอดเยี่ยมไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
