สอนวิธีใช้ Power Automate ดึงข้อมูลจาก Excel อัตโนมัติ

เรียนรู้วิธีใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel สำหรับมือใหม่ ช่วยดึงข้อมูลอัตโนมัติ ลดงาน Routine และความผิดพลาด โดยไม่ต้องเขียนโค้ด
วิธีเชื่อม Power Automate Desktop กับ Excel ช่วยลดงาน Routine Tasks

Key Takeaways

เปลี่ยนงาน Routine ในออฟฟิศให้เป็นระบบอัตโนมัติด้วยการใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel เครื่องมือ RPA จาก Microsoft ที่ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาทำงาน โดยผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้บอทดึงข้อมูลจาก Excel ได้อย่างแม่นยำด้วยการลากวางคำสั่ง แม้เป็นมือใหม่ที่ไม่มีพื้นฐานการเขียนโค้ด ก็สามารถยกระดับการทำงานสู่สำนักงานอัจฉริยะได้อย่างง่ายดาย

Table of Content

  • ทำไมคนทำงานยุคใหม่ต้องใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel ?
  • แนะนำแบบ Step-by-Step ใช้ Power Automate Desktop ดึงข้อมูลจาก Excel ทำยังไง ?
  • นำข้อมูลจาก Excel ไปใช้ทำอะไรได้บ้าง ?
  • ข้อควรระวังสำหรับมือใหม่เพื่อป้องกัน Flow พัง
  • ยกระดับการทำงานสู่สำนักงานอัจฉริยะกับ 9Expert Academy
  • คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel (FAQs)
วิธีเชื่อม Power Automate Desktop กับ Excel ช่วยลดงาน Routine Tasks

 

ในแต่ละวันของการทำงานออฟฟิศ เวลาส่วนใหญ่มักจะหมดไปกับกิจกรรมประเภทงานทำซ้ำ หรือ Routine Tasks โดยเฉพาะการเปิดไฟล์ Excel ทุกเช้าเพื่อคัดลอกและจัดเรียงข้อมูลแบบเดิมไปมาระหว่างระบบ ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ นอกจากจะกินเวลาการทำงานแล้ว ยังเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายที่สุดอีกด้วย สำหรับคนทำงานสายบัญชี การเงิน จัดซื้อ หรือฝ่ายบุคคล การต้องมานั่ง Copy-Paste ข้อมูลยอดขาย รายชื่อพนักงาน หรือรายการสินค้าทีละแถว ถือเป็นงานที่บั่นทอนอยู่ไม่น้อย

บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจวิธีเชื่อม Power Automate Desktop กับ Excel เพื่อเปลี่ยนขั้นตอนที่ยุ่งยากและน่าเบื่อเหล่านั้นให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ ด้วยการสร้าง Flow คำสั่งให้ Power Automate ดึงข้อมูลจาก Excel ได้อย่างแม่นยำ ช่วยให้กระบวนการจัดการข้อมูลหลังบ้านเสร็จไวขึ้นอย่างเห็นได้ชัด แม้จะเป็นมือใหม่ที่ไม่มีพื้นฐานการเขียนโค้ด หรือการเขียนโปรแกรมมาก่อนเลยก็ตาม

ทำไมคนทำงานยุคใหม่ต้องใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel ?

หลายคนอาจยังไม่คุ้นเคยกับเครื่องมือนี้และอยากรู้ว่า Power Automate Desktop คืออะไร ? ซอฟต์แวร์นี้คือระบบโปรแกรมบอทอัจฉริยะ (RPA) จาก Microsoft ที่ถูกออกแบบมาเพื่อทำหน้าที่ทำงานซ้ำแทนมนุษย์ ซึ่งการสั่งให้บอทตัวนี้ทำงานร่วมกับ Excel ถือเป็นหนึ่งในกระบวนการพื้นฐานที่ทรงประสิทธิภาพและเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนผ่านสู่ออฟฟิศอัจฉริยะด้วยเหตุผลหลัก ได้แก่

  • ลดความผิดพลาด : ปัญหาคีย์ข้อมูลผิด สลับแถว กรอกสลับคอลัมน์ หรือพิมพ์ตัวเลขตกหล่นจะหมดไป เพราะเมื่อ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel สำเร็จ ระบบจะทำหน้าที่อ่านและคัดลอกข้อมูลตามพิกัดและเงื่อนไขที่กำหนดไว้อย่างแม่นยำ
  • ทำงานได้ตลอดเวลา : สามารถตั้งเวลา (Schedule) หรือสั่งการให้ระบบรันกระบวนการดึงข้อมูล สรุปยอดและจัดทำรายงานทิ้งไว้ในเวลากลางคืน เพื่อให้การประมวลผลเสร็จสิ้นและพร้อมใช้งานทันทีในเช้าวันถัดไป โดยไม่ต้องรอให้พนักงานมานั่งกดทำทีละขั้นตอน
  • ใช้งานง่ายสำหรับคนทำงานออฟฟิศ : โปรแกรมออกแบบมาให้ใช้งานง่ายสำหรับคนทั่วไป ตัวปรับแต่งคำสั่งใช้ระบบการลากวาง (Drag-and-Drop) ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านภาษาคอมพิวเตอร์เชิงลึก เช่น Python หรือ VBA ก็สามารถสร้างสคริปต์อัตโนมัติเพื่อสั่งให้ Power Automate ดึงข้อมูลจาก Excel อัตโนมัติได้ภายในเวลาไม่กี่นาที

แนะนำแบบ Step-by-Step ใช้ Power Automate Desktop ดึงข้อมูลจาก Excel ทำยังไง ?

สำหรับผู้เริ่มต้นที่กำลังตั้งคำถามว่า Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel สำหรับมือใหม่ ต้องตั้งค่าอย่างไร มีขั้นตอนอย่างไรให้ทำงานได้จริงโดยไม่สะดุด เนื้อหาในส่วนนี้จะทำหน้าที่เป็นคู่มือสอน Power Automate Desktop สำหรับผู้เริ่มต้น ที่สามารถทำตามได้ด้วย 4 ขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การเปิดใช้งานและเตรียม Flow การทำงาน

เปิดโปรแกรม Power Automate Desktop บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเลือกไปที่ “New flow” โดยตั้งชื่อโครงงานให้สื่อความหมาย เช่น Excel_Data_Extraction แล้วกด Create เพื่อเข้าสู่หน้าจอการจัดวางคำสั่ง (Designer)

ขั้นตอนที่ 2 วิธีเชื่อม Power Automate Desktop กับ Excel

ค้นหาหมวดหมู่ Excel ที่แถบเครื่องมือด้านซ้าย (Actions) จากนั้นลากคำสั่ง “Launch Excel” มาวางในพื้นที่ทำงาน ในส่วนของการตั้งค่าพารามิเตอร์ ให้เปลี่ยนจาก Launch a blank document เป็น “Open the following document” แล้วทำการระบุที่อยู่ไฟล์ (File Path) ของ Excel ที่ต้องการดึงข้อมูลลงไป โปรแกรมจะสร้างตัวแปรเริ่มต้นที่ชื่อ %ExcelInstance% ขึ้นมาโดยอัตโนมัติเพื่อใช้เป็นตัวแทนในการควบคุมไฟล์นั้น

ขั้นตอนที่ 3 คำสั่งดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel

ลากคำสั่ง “Read from Excel worksheet” มาวางต่อเป็นลำดับถัดไป ในช่อง Retrieve ให้เลือกปรับเป็น “All available values from worksheet” (หรือระบุเป็นเกณฑ์ Value from a range ของเซลล์ที่ต้องการ เช่น A1:D10) และอย่าลืมติ๊กถูกที่หัวข้อ First line of range contains column names หากแถวแรกของตารางเป็นหัวข้อ คอลัมน์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บลงในตัวแปรชนิดตารางที่ชื่อ %ExcelData% พร้อมนำไปใช้งานต่อ

ขั้นตอนที่ 4 การปิดและบันทึกไฟล์

หลังจากระบบอ่านค่าเข้าไปในตัวแปรเรียบร้อยแล้ว ให้ลากคำสั่ง “Close Excel” มาวางปิดท้าย เพื่อสั่งให้โปรแกรมปิดการทำงานของไฟล์ Excel นั้นลง โดยสามารถเลือกได้ว่าจะปิดโดยไม่บันทึก (Do not save document) เพื่อความปลอดภัย หรือบันทึกซ้ำหากมีการแก้ไข เพื่อเป็นการคืนหน่วยความจำให้กับระบบคอมพิวเตอร์ 

Power Automate ดึงข้อมูลจาก Excel มารวบรวมข้อมูล เพื่อนำไปทำรีพอร์ตได้ง่าย

 

นำข้อมูลจาก Excel ไปใช้ทำอะไรได้บ้าง ?

หลังจากที่ทำระบบ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel สำเร็จแล้ว ตัวแปรข้อมูลที่ได้มาสามารถนำไปส่งต่อเพื่อสร้างความสมาร์ตให้กับกระบวนการธุรกิจได้หลากหลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น

  • Automated Web Data Entry : สามารถนำตัวแปรข้อมูลสินค้า หรือรายชื่อลูกค้าจาก Excel ไปลูปคำสั่ง (For Each) เพื่อให้บอทเปิดเบราว์เซอร์อัตโนมัติ แล้วนำข้อมูลไปกรอกลงในฟอร์มของเว็บไซต์หน่วยงานราชการ สถาบันการเงิน หรือระบบ ERP ขององค์กร เช่น SAP, Oracle ทีละแถวได้
  • Auto Email Reporting : นำตารางข้อมูลยอดขายประจำวันที่สรุปได้จากไฟล์ Excel ไปเขียนเงื่อนไขส่งผ่านระบบ Outlook เพื่อกระจายแจ้งเตือนแยกตามรายบุคคล โดยสามารถดึงอีเมลของผู้จัดการแต่ละฝ่ายจากในตารางมาแนบและส่งยอดขายเฉพาะส่วนของแต่ละฝ่ายไปให้ได้อย่างถูกต้อง
  • Data Integration : ทำการรวบรวมข้อมูลจากไฟล์ Excel ย่อยของแต่ละแผนก หรือไฟล์สาขาที่ถูกส่งเข้ามาในโฟลเดอร์ นำมารวมกันเป็นฐานข้อมูลหลัก (Master Data) แผ่นเดียว เพื่อเตรียมความพร้อมในการส่งต่อไปประมวลผลต่อ

ข้อควรระวังสำหรับมือใหม่

แม้การลากวางคำสั่งจะไม่ใช่เรื่องยาก แต่สำหรับมือใหม่อาจจะเจอปัญหา Flow หยุดทำงานกลางคันได้ หากมองข้ามกฎเหล็ก 2 ข้อนี้

  • โครงสร้างของตารางข้อมูล : ไฟล์ Excel ที่จะนำมาเชื่อมต่อควรจัดวางข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูลมาตรฐาน (Tabular Format) ห้ามมีการผสานเซลล์ (Merge Cells) โดยเด็ดขาด และไม่ควรมีบรรทัดว่างคั่นกลางตาราง เพราะจะทำให้บอทเข้าใจผิดว่าข้อมูลสิ้นสุดแค่นั้นแล้ว และหยุดการอ่านค่าไปก่อนที่จะครบถ้วน
  • การเปิดไฟล์ซ้อนกัน : หลีกเลี่ยงการเปิดไฟล์ Excel นั้นทิ้งไว้บนหน้าจอก่อนที่จะสั่งรันระบบ Power Automate Desktop เพราะระบบปฏิบัติการ Windows อาจจะล็อกไฟล์ไว้ในโหมด Read-Only ซึ่งอาจทำให้ตัวโปรแกรมบอทไม่ได้รับสิทธิ์ (Permission Denied) ในการเข้าถึงเพื่ออ่านหรือเขียนข้อมูล ส่งผลให้ Flow เกิดการขัดข้อง

ยกระดับการทำงานสู่สำนักงานอัจฉริยะกับ 9Expert Training

การบริหารจัดการกระบวนการทำงานหลังบ้านให้เป็นระบบอัตโนมัติด้วย Power Automate Desktop เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรในยุคดิจิทัล เมื่อสามารถรวบรวมและจัดเตรียมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วแล้ว ขั้นตอนสำคัญถัดไปที่จะช่วยสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจ คือการเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นให้กลายเป็นภาพเชิงกลยุทธ์ที่คมชัด เพื่อช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ 9Expert Training พร้อมส่งต่อความเชี่ยวชาญเพื่อพาคุณก้าวไปอีกขั้นผ่านคอร์ส Power BIและ คอร์ส Power Automate Desktop หลักสูตรคุณภาพที่ออกแบบมาเพื่อคนทำงานและองค์กรยุคใหม่โดยเฉพาะ ด้วยประสบการณ์และการเป็นผู้นำด้านการฝึกอบรมไอทีมายาวนานกว่า 20 ปี เรามุ่งเน้นการถ่ายทอดความรู้ในรูปแบบการเรียนรู้เชิงปฏิบัติการ ที่เน้นการลงมือทำจริงผ่าน Workshop จากเคสจริง เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เรียนจะสามารถนำทักษะไปประยุกต์ใช้แก้ปัญหาหน้างานและสร้าง Interactive Dashboard ได้ทันทีหลังจบหลักสูตร พร้อมรับใบประกาศนียบัตรรับรองทักษะตามมาตรฐานสากลเพื่อการันตีความเป็นมืออาชีพในสายงานอย่างมั่นใจ

สนใจสอบถามรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม ติดต่อได้ที่ LINE Official: @9expert

ข้อมูลอ้างอิง

  1. Introduction to desktop flows. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 มิถุนายน 2569. จาก https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/desktop-flows/introduction
  2. Create desktop flows. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 มิถุนายน 2569. จาก https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/desktop-flows/create-flow
  3. Errors when running desktop flows that include Excel actions. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 มิถุนายน 2569. จาก https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/power-platform/power-automate/desktop-flows/office-automation/excel/troubleshoot-excel-errors

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้ Power Automate Desktop เชื่อมต่อ Excel (FAQs)

Q : Power Automate Desktop สามารถดึงข้อมูลจาก Excel Online เช่น SharePoint หรือ OneDrive ได้ไหม ?

A : ได้ แต่หากเป็นเวอร์ชัน Desktop แนะนำให้ใช้ชุดคำสั่งในหมวด “Excel” ร่วมกับคำสั่งดึงไฟล์ลงมาในเครื่องก่อน หรือหากต้องการจัดการบน Cloud โดยตรง 100% การใช้ Power Automate เวอร์ชัน Cloud (Cloud Flows) จะมี Trigger และ Action ที่รองรับ Excel Online ได้เสถียรและเหมาะสมกว่า

Q : หากไฟล์ Excel มีรหัสผ่าน (Password) ล็อกไว้ Power Automate Desktop จะเปิดเพื่อดึงข้อมูลได้ไหม ?

A : สามารถเปิดได้ ในขั้นตอนที่ใช้คำสั่ง “Launch Excel” ให้กดเข้าไปที่ส่วน Advanced หรือการตั้งค่าขั้นสูง ซึ่งจะมีช่องให้กรอก Password สำหรับเปิดไฟล์ใส่ไว้ล่วงหน้า ทำให้บอทสามารถเปิดและดึงข้อมูลได้ตามปกติโดยไม่ติดหน้าต่างแจ้งเตือนรหัสผ่าน

Q : ถ้าข้อมูลใน Excel เพิ่มลดไม่เท่ากันในแต่ละวัน บอทจะดึงข้อมูลขาด หรือเกินไหม ?

A : ไม่ขาดและไม่เกิน หากในคำสั่ง “Read from Excel worksheet” เราเลือก Retrieve เป็น “All available values from worksheet” ตัวโปรแกรมจะทำการตรวจจับขอบเขตของข้อมูลที่มีการใช้งานจริงในแผ่นงานนั้นให้โดยอัตโนมัติ (Dynamic Range) ต่อให้ข้อมูลมีจำนวนแถวเพิ่มขึ้นหรือลดลงในวันถัดไป บอทก็จะดึงข้อมูลได้ครบถ้วนพอดี