Excel Tip : Dynamic Data Validation List
ปัญหาของการทำรายการให้เลือกในแบบ Drop Down List ที่เราพบเป็นประจำคือ ไม่สามารถทำข้ามชีทได้ และถ้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล (Source) เพิ่มขึ้นแล้ว เราต้องทำ Data Validation List ใหม่ทุกครั้ง เราสามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้ด้วยกระบวนการ Dynamic Data Validation List ซึ่งจะเป็นการนำเอาการตั้งชื่อ(Define Name) มาใช้งานร่วมกับฟังก์ชั่น Offset() และ ฟังก์ชั่น CountA()
ก่อนอื่นเตรียมข้อมูลดังรูป
จากรูปที่ 1 การทำงานคือเมื่อเรา Click เลือกรายการประเภทสินค้าแล้วจะแสดงรายการประเภทสินค้าทั้งหมด โดยแหล่งข้อมูลประเภทสินค้าอยูที่ชีท Category ดังรูปที่ 2 โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. ตั้งชื่อ (Define Name) โดยตั้งชื่อเฉพาะ CategoryName โดยการใช้ฟังก์ชั่น Offset(), CountA() ประกอบ
1. ตั้งชื่อ (Define Name) โดยตั้งชื่อเฉพาะ CategoryName โดยการใช้ฟังก์ชั่น Offset(), CountA() ประกอบ
2. จากชีท รายการสินค้า Click เลือก Cell ที่ต้องการแสดงรายการประเภทสินค้า จากนั้นที่ Tab: Data > Data Validation ในส่วน Allow เลือก List ในส่วน Source ให้พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วย ชื่อ ที่เราสร้างใว้ (ในที่นี้คือ ประเภทสินค้า) ดังรูปที่ 4 หรือจะเลือกจาก Tab: Formulas> Use in Formula แล้ว Click เลือก ประเภทสินค้า ดังรูป
3. เพียงเท่านี้เราก็จะได้รายการประเภทสินค้าตามต้องการดังรูปที่ 6 ให้ลองกลับไปเพิ่มประเภทสินค้า (CategoryName) ในชีท Category จากนั้นมา Click เลือกประเภทสินค้าอีกครั้งจะพบว่าประเภทสินค้าที่เราเพิ่มเข้าไปใหม่จะปรากฏใน List โดยอัตโนมัติ
จุดเด่นของ Dynamic Data Validation List คือไม่ว่าข้อมูลในแหล่งข้อมูล (Source) จะเพิ่มขึ้นเท่าใหร่ รายการข้อมูลใน List ก็จะเพิ่มขึ้นให้โดยอัตโนมัติ หัวใจสำคัญคือ การตั้งชื่อ (Define Name) แบบ Dynamic Naming โดยการใช้ฟังก์ชั่น Offset() และ CountA()
ในหัวข้อถัดไปจะเป็นเรื่องของ Dynamic VLookup เราจะมาลองดูกันว่าถ้าเราเลือกประเภทสินค้าแล้ว รายการสินค้าจากชีท Product จะแสดงในตาราง (รูปที่ 1) โดยอัตโนมัติได้อย่างไรในแบบ Dynamic คือมีรายการสินค้าในชีท Product เพิ่มขึ้นเรื่อยๆและเราไม่ต้องมากังวลเรื่องการแก้ไขปรับปรุงสูตรต่างๆอีก
หากท่านสงสัยประการใดหรือต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ Microsoft Excel กับระบบธุรกิจหรืองานที่ท่านทำอยู่ สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ instructor@9expert.co.th หรือ http://www.facebook.com/9ExpertTraining เรามีทีมงานผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆคอยให้คำแนะนำกับท่านด้วยความเป็นกันเอง หรือติดตามข่าวสารต่างๆ ตลอดจนหลักสูตรการอบรมของเราได้ที่ http://www.9experttraining.com
หลักสูตร Advanced Microsoft Excel 2010 ของเราดูรายละเอียดที่ http://www.9experttraining.com/advanced-ms-excel-2010-training-course
ในหัวข้อถัดไปจะเป็นเรื่องของ Dynamic VLookup เราจะมาลองดูกันว่าถ้าเราเลือกประเภทสินค้าแล้ว รายการสินค้าจากชีท Product จะแสดงในตาราง (รูปที่ 1) โดยอัตโนมัติได้อย่างไรในแบบ Dynamic คือมีรายการสินค้าในชีท Product เพิ่มขึ้นเรื่อยๆและเราไม่ต้องมากังวลเรื่องการแก้ไขปรับปรุงสูตรต่างๆอีก
หากท่านสงสัยประการใดหรือต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ Microsoft Excel กับระบบธุรกิจหรืองานที่ท่านทำอยู่ สามารถติดต่อสอบถามได้ที่ instructor@9expert.co.th หรือ http://www.facebook.com/9ExpertTraining เรามีทีมงานผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆคอยให้คำแนะนำกับท่านด้วยความเป็นกันเอง หรือติดตามข่าวสารต่างๆ ตลอดจนหลักสูตรการอบรมของเราได้ที่ http://www.9experttraining.com
หลักสูตร Advanced Microsoft Excel 2010 ของเราดูรายละเอียดที่ http://www.9experttraining.com/advanced-ms-excel-2010-training-course
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Break Even Point using Microsoft Excel การคำนวณจุดคุ้มทุน
- Excel Mobile 2010 สำหรับ Windows Phone 7
- Excel Tip (Excel) : การหาว่าอีกกี่วันที่จะถึงวันครบกำหนด
- Excel Tip : BahtText()
- Excel Tip : การเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการทำงานในรูปแบบของฐานข้อมูล
- Excel Tip : มารู้จักกับเครื่องหมาย & กันว่าใน Excel ใช้ทำอะไรกัน
- Excel Tip : สูตร PMT (payment)
- ExpertTip ตามคำเรียกร้อง ว่าด้วย "Google Docs" เครื่องมือจัดการเอกสารที่ดีที่สุด
- Pivot Table ใน Microsoft Excel 2010
- Project Plan using Microsoft Excel
